關于 各輪加強船員證書管理的通函
致 公司各輪船長
近期公司某輪在青島港辦理離境手續時，邊防人員發現其中一本海員證的頭像出現部分污損，拒絕給該船員辦理出境手續，給船東和管理公司造成工作的極大被動，最后盡管經過船東和管理公司的共同努力最終放行，但此事對我們對船員證書的管理和監控敲響了警鐘，對船員證書進行規范管理提出了要求。
為了防止類似證書污損、證書不滿足最低配員標準或證書過期等證書管理方面不符合項在我船隊的再次發生，公司要求建議如下：
1 針對此案例，要求各輪對船舶現有海員證（特別是照片部分）及其他所有證書進行檢查，確保狀況良好，如有損壞跡象，請及時拍照發至公司申請換新；
2 公司證件部、船員部負責做好管理證書的第一道防線，在計劃派員前，對船員所有的證書進行檢查核對，確保所有證書有效且狀態良好（一般要求證書有效期不低于1年）；
3 船員或船員代表在上船前對上船船員的所有證書進行全面核查，確保所有證書齊全有效，無遺漏或錯領；證書無破損；個人簽字部分已簽署；服務薄資歷部分已封閉，核實無誤后在證書交接清單上簽字確認；
4 接班船員上船，第一時間把個人所有證書交船長，船長應對所有證書進行檢查核對，確認其證書齊全有效，滿足STCW公約和船旗國的要求，并及時完成服務薄資歷的填寫, 包括在船船員提職人員；同時，要求換員后或在船船員證書更新后及時更新船員名單和INVENTORY OF SHIPBOARD PERSONNEL DOCUMENT 發至公司；作為船舶證書和船員證書的管理責任人，船長有責任確認在船船員證書的符合性和有效性，船長應在每次抵港前或至少每三個月核查一次證書的有效性，證書到期之日前至少3個月向公司報告申請換新；
5對于某些對船員證書有特殊要求的國家或政府，（像印度尼西亞要求護照或海員證有效期不低于6個月等），船長要及早通過當地代理了解和收集有關的信息，如有必要，及早報告管理公司，及時采取有效措施，避免造成不必要的麻煩；
6 在船期間，船員證書要統一集中存放在陰涼、安全和防火的處所，既要防止無關人員隨意查看取用，又要防止證書受潮、過渡積壓或高溫火災等，同時保證在意外緊急事故下能迅速取走全套證書；
7 要求各輪備有所有船員證書的整套復印件或掃描件，任何人員借用證書，均需出具書面的收據，離港前船長要核對并確保所有外借證書已交還；
8 船員離職時，船長要如實填寫服務薄，同時把離職船員的所有證書整理收集好，并列清單交離職船員或公司代表核對簽收；
各輪收到該通告后，應認真學習和體會其中的內容并嚴格執行。
天津市惠通海員管理服務有限公司
2015.08.04
